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Die eAkte kommt

Die eAkte kommt: Das Jobcenter Landkreis Nordhausen löst die klassische Aktenverwaltung ab und nutzt ab November die elektronische Akte. Ziel dieser papierlosen Akte ist es, die Arbeitsabläufe im Jobcenter zu verbessern und zu vereinfachen, sowohl für die Kunden als auch für die Mitarbeiter. Das Jobcenter wird so zu einem papierarmen Dienstleister. „Die Vorteile für unsere Kunden liegen auf der Hand: Die Wartezeiten werden sich noch weiter verkürzen und es wird möglich sein, Auskünfte noch schneller als bislang zu erteilen“, sagt Heiko Röder, Geschäftsführer des Jobcenters.

Elektronische Aktenführung heißt, dass die eingehende Kundenpost gescannt und computerlesbar gespeichert wird. Dabei hat der Datenschutz höchste Priorität: Die Dokumente können immer nur die Jobcenter-Beschäftigten einsehen, die den jeweiligen Kunden betreuen und das individuelle Anliegen bearbeiten. Durch die eAkte können Mitarbeiter Fragen der Kunden in der Regel schneller beantworten, denn die Akte ist sofort auf den Bildschirmen verfügbar. „Bei den papiergebundenen Akten kam es immer wieder vor, das sie gerade im Haus unterwegs waren und erst aus einer anderen Ablage geholt werden mussten. Jetzt sind die Informationen immer sofort im Computer verfügbar“, so Heiko Röder. „Ziel der neuen eAkten ist es daher auch, die Bearbeitungszeiten zu senken, denn es müssen beispielsweise nicht länger Akten transportiert oder aus unserem umfangreichen Aktenarchiv herausgesucht werden.“

Auf dieses meterlange Archiv wird sich die neue eAkte natürlich perspektivisch auch auswirken: Eine durchschnittliche Akte von Kunden eines Jobcenters umfasst etwa 300 Seiten, oft auch mehr. Bundesweit lagern damit zurzeit insgesamt fast 5 Milliarden Blatt Papier in den Jobcentern. Ohne die eAkte würden jeden Tag rund 1,8 Millionen Blatt hinzukommen. Die elektronische Akte hilft also dabei, diese Papierflut einzudämmen und dadurch mittelfristig auch Lagerkapazitäten im Jobcenter einzusparen. Zugleich ist die elektronische Aktenverwaltung ein wesentlicher Grundbaustein für kundenfreundliche Online-Angebote der Zukunft.

Für die Kunden ändert sich nichts. Sie können weiterhin wie gewohnt ihre Anliegen auch per Brief an ihr Jobcenter senden. Eingereichte Unterlagen werden nach der Digitalisierung acht Wochen aufbewahrt und danach gemäß der Datenschutzrichtlinien vernichtet. Deshalb sollten in der Regel nur Kopien eingereicht werden und Originale nur dann, wenn diese ausdrücklich angefordert werden.

Die ersten Vorbereitungen, um die eAkte einzuführen, haben in Nordhausen schon im Frühjahr begonnen. So hat das Jobcenter beispielsweise seine Mitarbeiter geschult und auch die erforderlichen IT-Maßnahmen umgesetzt. Die Bundesagentur für Arbeit verwaltet seine Akten schon seit 2012 in den Agenturen für Arbeit sowie den Familienkassen elektronisch. Erste Modellerprobungen der eAkte in Jobcentern gab es 2015. Bis Mitte des kommenden Jahres wird nun die elektronische Akte nach und nach in allen 303 Jobcentern in Deutschland eingeführt, die die Bundesagentur gemeinsam mit den Kommunen betreiben.

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